東雲結子：先生、大掃除をしていたら、引き出しから領収書の山が雪崩のように出てきました！ 決めました。全部スマホで撮って、紙は年内にさよならです。部屋も帳簿もすっきり！

税理士石井：おっと、そのゴミ袋の口を縛るのは、ちょっと待ってください。紙で受け取った領収書は、スマホで撮っただけでは捨てられないんです。

東雲結子：えっ、写真があるのにですか？ 写真のほうが、紙より長生きしそうなのに……。

税理士石井：ふふ、紙を捨ててデータで残すには「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。解像度やカラーの決まり、受け取ってから早めに読み取ること、タイムスタンプなど、いくつも条件があるんです。満たせないなら、紙は紙のまま保存します。

東雲結子：うーん……。じゃあ逆に、管理会社からメールで届いた請求書のPDFは、印刷して紙の山に混ぜておけば安心ですね！

税理士石井：それがですね、そちらは反対なんです。データで受け取ったものは「電子取引」といって、2024年1月以後にやり取りしたものは、データのまま保存しなければなりません。

東雲結子：紙はデータにしにくくて、データは紙にできない……。まるで、あべこべの国に迷い込んだみたいです！

税理士石井：ははは。でも、決め手はシンプルで「どう受け取ったか」です。賃貸の原状回復と同じで、受け取ったときの形のまま残すのが基本なんですよ。

東雲結子：なるほど、書類にも原状回復があったんですね。そういえば、65万円の青色申告特別控除にも、電子帳簿が関係すると聞きました。

税理士石井：ええ、e-Taxで申告するか、帳簿を優良な電子帳簿で保存するかが、65万円の要件のひとつです。その書類をどう保存するかを順番に整理して、65万円控除の要件まで確認していきましょう。

「領収書は、スマホで撮って紙は捨ててもいいんですよね？ 電子帳簿保存法って、そういうことでしょう？」

年末に書類を整理していると、こんな疑問がわいてきます。電子帳簿保存法は、大家さんにとっても無関係ではありません。不動産所得がある人は、帳簿と書類を保存する義務があり、その保存のしかたを決めているのが電子帳簿保存法だからです。

ところが、この法律は「紙をデータにしてもよい」という話と、「データで受け取ったものはデータで残さなければならない」という話が混ざって伝わりがちです。前者は選べる仕組みで、後者は義務。この違いを取り違えると、捨ててはいけない紙を捨てたり、残すべきデータを消したりしてしまいます。この記事では、大家さんの領収書・請求書を「どう受け取ったか」で分けて、保存のしかたと保存期間、そして青色申告特別控除65万円の要件までを確認します。

※この記事は2025年12月時点の法令と国税庁の公表資料にもとづいています。

電子帳簿保存法で大家さんが押さえたいのは「受け取り方」と「保存期間」

ポイント 内容
データで受け取った書類（電子取引） データのまま保存する義務がある（電子帳簿保存法7条）。改ざん防止と検索の要件がある
検索の要件がいらない人 基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられる人など
猶予措置 相当の理由があり、ダウンロードの求めと、印刷した書面の提示・提出の求めに応じられれば、要件を満たさなくてもよい（事前の届出は不要）
紙で受け取った書類 紙のまま保存してよい。スキャナ保存は任意で、要件を満たせば紙を廃棄できる
保存期間 青色申告：帳簿・書類とも原則7年（請求書・見積書・納品書・送り状などは5年）。白色申告：法定帳簿7年、書類5年
65万円控除 55万円控除の要件に加え、e-Tax（国税電子申告・納税システム）で期限内に申告するか、仕訳帳・総勘定元帳を優良な電子帳簿で保存する

 

上の二行が「データで受け取ったもの」、真ん中が「紙で受け取ったもの」、下の二行が全員に関わる話です。順番に見ていきましょう。

大家さんの「電子取引」は、メールの請求書やネット通販の領収書

国税庁のパンフレット「電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について」（令和6年11月）は、電子取引を、取引に関して、書面でやりとりしていれば保存が必要な書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当するデータを受け取ったり渡したりすることと説明しています。例として挙げられているのは「メールで受領した請求書の電子データ」です。

用語メモ：電子取引…注文書・契約書・領収書・請求書など、紙でやりとりすれば保存が必要な書類に当たるデータを、メールやWebなどで受け取ったり渡したりすること。2024年1月以後のものはデータのまま保存します（電子帳簿保存法7条）。

大家さんの身近なところでいえば、管理会社やリフォーム会社からメールで届く請求書のPDF、ネット通販で備品を買ったときにWeb上で受け取る領収書などが当たります。受け取る側だけでなく、大家さんが入居者などにデータで領収書や請求書を渡す場合も、電子取引です。

ここで大切なのは、データで受け取ったものは、データのまま保存する義務があるということです。電子帳簿保存法7条は、所得税と法人税の保存義務者が電子取引を行った場合、その取引情報の電磁的記録を保存しなければならないと定めています。経過的な措置（宥恕措置）は2023年12月31日で廃止され、2024年1月以後にやり取りしたデータは、この義務どおりに保存することになります。

この義務は、個人の大家さんだけのものではありません。7条は所得税と法人税の保存義務者を対象にしていますから、資産管理法人も同じように電子取引データを保存する必要があります。後で触れる売上高の判定でも、個人は2年前の年、法人は2期前の事業年度の売上高を使うという違いがあるだけで、考え方は共通です。

「とりあえず印刷して、ほかの領収書と一緒にファイルしておく」というのは、紙の時代には丁寧なやり方でした。けれど今は、印刷した紙だけを残してデータを消してしまうと、保存したことになりません。メールの受信箱を整理するときこそ、気をつけたいところです。

データで保存するときは「改ざん防止」と「検索」の二つを整える

データで保存するといっても、パソコンのどこかに放り込んでおけばよいわけではありません。国税庁のパンフレットは、主な要件として、改ざん防止のための措置と、検索できるようにしておくことを挙げています。

改ざん防止の措置は、次のどれか一つです。タイムスタンプが付いたデータを受け取る、受け取ったデータに自分でタイムスタンプを付ける、訂正・削除の履歴が残るシステムでやり取り・保存する、あるいは改ざん防止のための事務処理規程を作って運用し、備え付けておく。個人の大家さんにとって取り組みやすいのは、事務処理規程の方法でしょう。国税庁のサイトには、各種規程のサンプルも掲載されています。

検索は、「日付・金額・取引先」の3つの要素で探せるようにしておくことです。専用のシステムがなくても、表計算ソフトで索引簿を作る方法や、日付・金額・取引先の順に規則的なファイル名をつけて特定のフォルダに集める方法が、国税庁のパンフレットで紹介されています。

売上高5,000万円以下なら、検索の要件はダウンロードの求めに応じれば不要

検索の要件には、うれしい特例があります。基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の人は、税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索の要件を満たす必要はありません。令和5年度の税制改正で、それまでの1,000万円以下から5,000万円以下に広がりました。

個人の大家さんなら、2025年分の判定に使うのは2年前、つまり2023年の売上高です。家賃収入が年5,000万円を超える個人の大家さんは多くありませんから、多くの方はこの特例の対象になると思われます。また、売上高にかかわらず、データを印刷した書面を、取引の日付と取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしていて、ダウンロードの求めにも応じられる人も、検索の要件がいらない対象に加わっています。

ただし、ここで免除されるのは「検索」の要件だけです。改ざん防止の措置は、別に必要です。「売上高が小さいから何もしなくていい」とまでは言えない点に注意してください。

相当の理由があれば猶予措置も。ただしデータそのものは残す

もうひとつ、2024年1月1日以後にやり取りする電子取引データについては、猶予措置があります。所轄税務署長が相当の理由があると認める場合で、税務調査のときにデータのダウンロードの求めと、データを印刷した書面の提示・提出の求めの両方に応じられるようにしていれば、改ざん防止や検索の要件を満たしていなくても保存してよい、というものです。

国税庁のパンフレットは、事前の届出は不要で、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められるとしています。とはいえ、ダウンロードの求めに応じる以上、データそのものは残しておく必要があります。猶予措置は「データを捨ててよい」という意味ではありません。

紙で受け取った領収書は、紙のまま保存してよい。捨てたいならスキャナ保存の要件を

一方、紙で受け取った領収書や請求書は、これまでどおり紙のまま保存して構いません。紙をデータにして保存する「スキャナ保存」は、選べる仕組みです。

国税庁の「はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】」（令和5年7月）によると、スキャナ保存を始めるのに特別な手続きは原則として必要なく、要件を満たして読み取った後は、紙の書類を廃棄できます。スマートフォンで読み取る方法も紹介されています。

ただし、要件はいくつもあります。書類を受け取ってから速やか（おおむね7営業日以内）に読み取ること（事務の処理に関する規程を定めている場合は、もう少し長い期間とする方法もあります）、解像度200dpi相当以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること、入力期間内にタイムスタンプを付けること（代わりの方法もあります）、日付・金額・取引先で検索できること、契約書・領収書などの重要書類は帳簿の記録と関連づけられること、14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタ、操作説明書を備え付けることなどです。また、スキャナ保存を始めた日より前に受け取った重要書類をスキャナ保存する場合は、あらかじめ税務署に届出書を出す必要があります。

つまり、大掃除のついでに、たまった領収書をまとめてスマホで撮って捨てる、というやり方は、多くの場合この要件に合いません。ここからは当ブログの見方ですが、書類の量がそれほど多くない個人の大家さんなら、紙は年ごとにファイルにまとめて保管し、データで受け取ったものだけをきちんと整理するほうが、現実的で安全だと私は考えています。

その書類の保存方法は、フローチャートで2つの質問

ここまでの話を、フローチャートにまとめました。

最初の質問は、その書類をデータで受け取った（送った）かどうか。「はい」なら左のオレンジの枠、電子取引です。データのまま保存し、印刷した紙だけを残すことはできません。枠の中には、改ざん防止の方法（どれか一つ）と、日付・金額・取引先で検索できるようにすること、売上高（2年前）が5,000万円以下ならダウンロードの求めに応じれば検索は不要であること、相当の理由があれば猶予措置もあることを書いています。

紙で受け取った場合は右へ進み、2つめの質問で、スキャナ保存の要件どおりにデータにするかを選びます。「はい」なら青い枠のスキャナ保存で、200dpi相当以上・カラー、おおむね7営業日以内、タイムスタンプなどの要件を満たせば紙を廃棄できます。「いいえ」なら灰色の枠で、紙のまま保存します。スマホで撮っただけでは紙は捨てられません。

下の二つの枠は、どの書類にも共通する話です。緑の枠が保存期間、白い枠が帳簿と65万円控除の関係で、図の下の注記には、電子取引の保存は65万円控除を受けるかどうかにかかわらず必要であることを書いています。

保存期間は原則7年。請求書や見積書などは5年

不動産所得がある人は、青色申告でも白色申告でも、帳簿と書類を保存する必要があります。

青色申告の人は、国税庁のタックスアンサーNo.2070によると、帳簿や書類は原則として7年間保存し、請求書・見積書・納品書・送り状などの書類は5年間でよいとされています。白色申告の人は、タックスアンサーNo.2080によると、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）が7年、それ以外の帳簿（任意帳簿）が5年、請求書・納品書・送り状・領収書などの書類が5年です。

この期間は、紙でもデータでも同じように考えます。データで保存している場合は、パソコンの買い替えやクラウドサービスの解約のときに、過去の分が消えてしまわないよう気をつけてください。7年は、思っているよりずっと長い期間です。紙の箱もフォルダも、それだけの年月を見込んで用意しておきたいものです。

65万円の青色申告特別控除は、e-Taxか優良な電子帳簿で

電子帳簿保存法の話は、青色申告特別控除の金額にもつながっています。国税庁のタックスアンサーNo.2072によると、65万円の控除を受けるには、まず55万円の控除の要件を満たすことが前提です。不動産所得または事業所得を生ずべき事業を営んでいること、正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）により記帳していること、貸借対照表と損益計算書などを確定申告書に添付して、期限内に提出することです。不動産所得の場合、「事業」といえるのは、いわゆる事業的規模（貸間・アパートなどはおおむね10室以上、独立家屋はおおむね5棟以上。タックスアンサーNo.1373）の貸付けです。

そのうえで、次のどちらかを満たすと65万円になります。

一つは、確定申告書と貸借対照表・損益計算書などを、提出期限までにe-Taxで送信すること（イメージデータでの送信は認められません）。2025年分の確定申告の期限は、3月15日が日曜日のため、2026年3月16日（月）です。

もう一つは、その年分の仕訳帳と総勘定元帳を、優良な電子帳簿の要件を満たして電子データで備え付け・保存し、一定の事項を書いた届出書をその年分の確定申告期限までに出すことです。優良な電子帳簿の要件は、国税庁の「優良な電子帳簿のススメ！」（令和6年9月）によると、訂正・削除・追加の履歴が残ること、帳簿の相互関連性があること、取引の日付・金額・相手方で検索できることなどです。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けた会計ソフトは、この機能要件を満たしているとされています。

優良な電子帳簿には、もう一つの効果もあります。あらかじめ（法定申告期限までに）届出書を出し、その年の最初から、仕訳帳・総勘定元帳など対象となる帳簿を優良な電子帳簿で備え付け・保存していれば、申告漏れがあった場合の過少申告加算税が、原則の10%から5%に軽くなります。

当ブログの見方としては、多くの個人の大家さんにとって、65万円への近道はe-Taxです。会計ソフトで複式簿記の帳簿をつけ、期限内にe-Taxで送信する。これで、65万円の追加の要件は満たせます。ただし、ここで一つ注意があります。e-Taxで65万円を受けたからといって、電子取引データの保存の義務がなくなるわけではありません。二つはまったく別の話です。

事業的規模や、事業的規模で変わる必要経費の扱いは、当ブログの「確定申告の準備に：不動産所得の必要経費「なるもの・ならないもの」一覧。按分が必要な費用と、「5棟10室」の事業的規模で変わる5つの扱い」（2025年12月18日）でも取り上げています。

年内に確かめておきたいのは、2025年の書類の「受け取り方」

まずは、2025年分の領収書・請求書を、紙で受け取ったものとデータで受け取ったものに分けてください。メールの受信箱や、ネット通販の購入履歴、管理会社のWebサービスの中にも、2025年の書類が眠っているかもしれません。

データで受け取ったものは、ひとつのフォルダに集め、日付・金額・取引先の順のファイル名をつけるか、索引簿を作っておきましょう。改ざん防止の方法として事務処理規程を使うなら、国税庁のサンプルを参考に作って備え付けておきます。

紙で受け取ったものは、紙のまま年ごとにまとめて保管します。スキャナ保存に切り替えたい方は、要件を満たす方法を整えてから始めてください。それまでは、紙を捨てないことです。

そして、65万円の控除を受けたい方は、2026年3月16日（月）までにe-Taxで申告できるよう準備するか、優良な電子帳簿の要件と届出を確認しておきましょう。年明けの期限は、当ブログの「2026年1月〜3月の大家さんの税務カレンダー：1月20日・2月2日・3月16日・3月31日、期限と対象者を一覧に」（2025年12月18日）でも一覧にしています。

書類の保存は「受け取ったときの形」が出発点。データはデータで、紙は紙で残す

電子帳簿保存法のもとでは、データで受け取った請求書や領収書は、データのまま保存する義務があります。改ざん防止の措置と検索の要件があり、基準期間の売上高が5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じることで検索の要件は不要になります。相当の理由があれば猶予措置もありますが、データそのものは残しておく必要があります。

紙で受け取った書類は、紙のまま保存してかまいません。紙を捨ててデータで残したいなら、スキャナ保存の要件を満たすことが必要で、スマホで撮っただけでは足りません。保存期間は、青色申告なら原則7年（請求書・見積書などは5年）。65万円の青色申告特別控除は、e-Taxでの期限内申告か優良な電子帳簿での保存が、追加の要件です。

大掃除で書類を片づけたくなる気持ちは、私にもよく分かります。ただ、税務の書類の片づけは「減らすこと」より「迷わず取り出せること」が目標です。受け取った形のまま、決まった場所に、決まった期間。それだけ守れば、7年後の自分にも、きっと感謝されるはずです。

当事務所では、大家さんの帳簿のつけ方や書類の保存方法の見直しから、e-Taxでの確定申告まで、まとめてお手伝いしています。お気軽にご相談ください。

 

出典・参考

  • 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）第7条（e-Gov法令検索）https://laws.e-gov.go.jp/law/410AC0000000025
  • 国税庁「電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について」（令和6年11月）https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024011-003_01.pdf
  • 国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました～令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要～」（令和5年4月）https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf
  • 国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】」（令和5年7月）https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf
  • 国税庁「優良な電子帳簿のススメ！」（令和6年9月）https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024008-091.pdf
  • 国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

国税庁 タックスアンサー No.2070「青色申告制度」、No.2072「青色申告特別控除」、No.2080「白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」、No.1373「事業としての不動産貸付けとそれ以外の不動産貸付けとの区分」（タックスアンサーはいずれも2025年12月時点の内容を参照）https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2072.htm